Делопроизводство объяснительная образец. Примеры объяснительной записки

В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Что из этого следует?

1. Объяснительную у вас может затребовать только работодатель, а не все кому не лень (например, руководитель отдела или ревизор не имеет права этого делать).
2. Если работодатель затребовал объяснение от вас, то лучше все же написать его, и тут есть свои нюансы:

- не пишите неправду , т.к. существует большая вероятность того, что могут проверить информацию, и тогда, к вашему нарушению, вас еще уличат и во лжи...а это плохо.

- не обвиняйте во всем своих коллег - работодатель обязательно затребует объяснение еще и от них, в результате вы не только не оправдаетесь, но и дополнительно наживете врагов + могут всплыть еще какие-нибудь нарушения.

- не пишите "меня не научили..." - при приеме на работу вы подписывали должностную инструкцию (кстати, перед написанием любой объяснительной не поленитесь её перечитать), где, как правило, все учтено, в том числе самообучение и соблюдение всевозможных инструкций. Не знание, как известно, не освобождает... Работодатель и в этом случае затребует объяснительную уже у вашего руководителя (который не научил), и... - тут смотрите предыдущий абзац.

Объяснительную записку лучше писать со ссылками на должностные обязанности, оговоренные в вашей должностной, на инструктивные материалы (мол, вероятно, не верно трактовал). Если уж сильно хочется кого-нибудь обвинить, то можно написать, что, вероятно, со-стороны того-то и того-то сложилось предвзятое отношение и т.д. Существует так же хитрость в наименовании документа, то есть не "объяснительная", а "пояснительная записка".

Если нарушение очевидно, то лучше сослаться на плохое самочувствие, большой поток клиентов. Тогда в конце надо написать, что ошибку свою признаете, впредь обязуетесь не допускать подобных ситуаций.

Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
• от кого
• наименование документа - "Объяснительная записка";
• заголовок к тексту ("Касательно...", "Относительно...");
• текст пояснения;
• составитель, его подпись.

В зависимости от вида нарушения, письменное объяснение работодатель может затребовать:

- по факту нарушения трудовой дисциплины : опоздание, отсутствие на рабочем месте (более 4-х часов), появление на рабочем месте в нетрезвом виде (за последнее могут уволить сразу!).

- по факту выявленных нарушений при проведении проверок, ревизий, при совершении операций: после проведения проверок, составляется Акт с описанием выявленных несоответствий требованиям нормативных документов, где должен быть указан конкретный пункт инструкции, который вы нарушили!

Не надо думать, что проверяющие/ревизоры/аудиторы - Боги, они - такие же люди, как и мы с вами, и Акты проверок зачастую составляют, копируя их из предыдущих, даже не убедившись в актуальности нормативных документов на момент проверки (нарушения-то однотипные). Были случаи, когда в нарушение пытались поставить то, что уже давно отменено, поэтому надо каждый пункт, который к вам "предъявляют", не полениться, и сначала найти в инструкции/положении/договоре/должностной, дабы убедиться, что нарушение вообще имело место быть. Если нет ссылок на пункты нормативных документов, то и нет никаких нарушений.

- на вас могут составить служебную записку из другого подразделения по факту чего-нибудь (и такое бывает) , тут многое зависит от степени подчиненности: если это вышестоящее подразделение, то "борзеть" не стоит, а если вы в равных условиях, то можно и на них чего-нибудь тоже написать при предоставлении объяснительной.

В работе любого предприятия или организации всегда возникают моменты, когда необходимо установить степень виновности того или иного сотрудника в случившемся ЧП. При выяснении причин случившегося руководитель должен взять письменные пояснения со своих сотрудников. Такие показания работников оформляются пояснительной (объяснительной) запиской.

Когда нужно писать объяснительную записку

Трудовое законодательство предусматривает обязанность руководителя брать объяснения с работника в двух случаях - рассмотрение вопроса о применении и расследование причин нанесенного имуществу нанимателя, ущерба (ТК РФ, ст. 193, 247). Объяснения работника должны быть оформлены письменно в виде пояснительной (объяснительной) записки. Ее форма, как правило, разрабатывается на каждом предприятии кадровым подразделением.

Законодательство не устанавливает, в каком виде руководство фирмы обязывает сотрудника дать пояснения.

Однако судебная практика показывает, что во избежание разбирательств необходимо оформить такую просьбу письменно.

Сделать это можно, например, при составлении акта об опоздании сотрудника на работу. В самом акте, который подписывает провинившийся работник, просто дополнительно указывают на его обязанность дать пояснения своему проступку.

Или оформить необходимость письменных пояснений отдельным пунктом в распоряжении руководителя на проведение расследования о причинах недостачи имущества.

Работнику дается 2 рабочих дня для оформления объяснений и передаче их руководству.

Если это не сделано, то составляется акт об отказе в даче объяснений. В таком случае, сотрудник понесет наказание, поскольку отказ от пояснения причин своего поступка, расценивается нанимателем, как признание вины работника.

Написать объяснительную необходимо даже в том случае, если работник уверен в отсутствии своей вины в случившемся.

В пояснительной (объяснительной) записке он может привести доводы своей невиновности или существенности причин, по которым, например, произошло опоздание на работу. Лучше всего идти навстречу руководству и оформлять объяснения по первому требованию.

Когда руководитель может потребовать объяснений от сотрудника

Несмотря на то, что в законе установлены два основания для получения пояснений с сотрудника, причин, по которым руководитель может принять решение об их истребовании, значительно больше.

Примерами таких ситуаций можно назвать:

В некоторых ситуациях, работник может не дожидаться начала процедуры вынесения, например, дисциплинарного взыскания или расследования причин, повлекших ущерб организации, а самостоятельно дать пояснения о совершенном действии, оформив это докладной запиской на имя руководства.

Например, бухгалтер допустил опечатку в реквизитах, на платежном поручении. Ошибку она заметила уже после того, как платежка ушла в банк для перечисления денег. Работник может оформить докладную записку на имя руководителя и дать пояснения об ошибке. Если документ успели отозвать из банка до того момента, как проведена операция перечисления средств, и заменить его на правильный, то фактически и ущерба от действий работника предприятие не понесло.

Когда случаи ошибок редки и не привели к неприятным для организации последствиям, то и наказывать работника, сообщившего о собственной ошибке, не будут.

Как правильно написать объяснительную записку

Руководство потребовало от сотрудника объяснить свои действия или бездействие, которые привели к негативным последствиям для предприятия или стали причиной дисциплинарного поступка.

Все пояснения о случившемся необходимо оформлять в письменном виде, заверив собственноручной подписью.

Можно набрать текст на компьютере и затем распечатать, однако, в судебной практике были случаи, когда работник отказывался от такой объяснительной записки.

Записка оформляется на имя руководителя, который ее затребовал, в ней указываются данные сотрудника, ее составившего.

Текстовка должна содержать сведения об инциденте, пояснения сотрудника о своих действиях, признание или отрицание вины в случившемся. Также необходимо указать все документы подтверждающие отсутствие вины работника или обстоятельства, которые могут существенно повлиять на принятие решения о взыскании. Копии этих бумаг также предоставляют вместе с объяснительной запиской.

В документе описывают только фактическую сторону дела, эмоциональную составляющую лучше не включать в текст пояснения.

Если работник виноват в случившемся, то в тексте пояснительного документа лучше указать, что он осознал последствия проступка и ситуация в дальнейшем не повторится. Это может повлиять на степень дисциплинарного взыскания или помочь избежать наказания.

Также в документе необходимо указать, если к негативным последствиям привели не действия работника, а других лиц и ему об этом было известно.

Записка регистрируется как входящий документ. Работник, который ее написал, может сохранить у себя копию документа с регистрационным номером и датой.

Пояснительную (объяснительную) записку помещают к документам об инциденте и хранят три года.

Как написать объяснительную на работе за прогул или опоздание

Самой распространенной причиной истребования начальником объяснений от работника является его отсутствие на рабочем месте без предварительного уведомления руководства.

Если сотрудник не хочет давать пояснения о причинах опоздания или прогула или не укажет уважительное основание для отсутствия на работе, то его привлекут к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

Чтобы избежать негативных последствий от своего отсутствия на рабочем месте, лучше предупредить руководство заранее, и написать заявление на выходной день за свой счет. Если причина для опоздания или пропуска работы появилась внезапно, необходимо постараться предупредить непосредственного руководителя.

При составлении пояснений необходимо подтвердить факт отсутствия на рабочем месте и указать причину случившегося, а также по возможности подтвердить ее документально.

Основной текст объяснения может выглядеть следующим образом:

"22.05.2018 я опоздал на работу на 40 минут, так как при выходе из дома, споткнулся и получил травму руки. В подтверждение случившегося прилагаю справку из медицинского учреждения о полученном повреждении и факте обращения за медицинской помощью".

Документы, которые подтверждают уважительность основания, могут быть следующими:

• справки об обращении за оказанием медицинской помощи;
• больничные листы на работника и его малолетних детей;
• протоколы о транспортных происшествиях, участником которых стал сотрудник;
• справки из правоохранительных органов и судебных инстанций;
• акты управляющих компаний и МЧС о повреждении имущества сотрудника, в случае залития или пожара;
• свидетельства о браке или смерти, как самого сотрудника, так и его близкого родственника и т. д.

Любой официальный документ может стать обоснованием отсутствия на рабочем месте, однако, в большинстве случаев руководство самостоятельно принимает решение об уважительности причин опоздания или прогула.

Как правильно оформить пояснения в случае недостачи или излишков

При выявлении расхождений в документах и фактического наличия каких-либо ценностей или имущества от работника, который материально отвечает за них, требуют объяснений.

Причиной может стать банальная невнимательность при оформлении документов или пересчете денег, например, при выдаче зарплаты через кассу предприятия.

Иногда ошибки или умысла работника в случившемся нет, а к расхождениям может привести неисправность в работе бухгалтерских программ.

В этом случае руководитель организации дает письменное распоряжение о проведении расследования и выявлении причин расхождения, а также об истребовании пояснений со всех участников инцидента.

В тексте объяснительной записки указывают, когда образовались недостача или излишек (когда выявлены), а также предположения о причине произошедшего.

Например, работник склада может указать, что в первичных документах о приходовании ценностей на склад он указал фактическое количество, а затем при внесении данных в бухгалтерскую программу мог произойти сбой и данные сохранились дважды. Или работник финансовой службы, ответственный за внесение первичных документов допустил ошибку, поставив дробное количество весового материала, как целое.

Кроме того причиной могут стать виновные действия других лиц, например, на складе произошло хищение, а работник, который должен был отвечать за сохранность ценностей, не предпринял всех положенных мер безопасности или наоборот ранее докладывал своему начальнику о необходимости усиления этих мер.

Обо всех недостатках или неисправностях в работе оборудования или систем необходимо ставить в известность руководство только в письменном виде.

Например, на складе не работала сигнализация, о чем несколько раз работник докладывал руководству. В таком случае в тексте объяснения нужно указать номера и даты докладных записок. Однако в случае устного разговора о неисправности начальник может и "забыть" о факте доклада.

Как нужно объяснить производственную травму

При получении кем-либо из сотрудников в рабочее время любых травм на предприятии проводят расследование ЧП, и делают выводы о его причинах.

При этом объяснения с пострадавшего работника могут и не брать, если его невиновность в случившемся очевидна.

Если при получении травмы рассматриваются вопросы о соблюдении правил охраны труда или есть подозрения о нахождении работника в нетрезвом состоянии на момент ЧП, то его пояснения необходимы.

При подозрении на какое-либо опьянение его доказательством служит только заключение медиков, а не свидетельские показания других сотрудников.

Такое освидетельствование необходимо, потому что причиной нечеткой координации движений или неясной речи могут быть и нарушения состояния здоровья, а не выпивка или наркотики. Кроме того, небольшие значения алкоголя в крови могут дать и некоторые медицинские препараты.

Все эти обстоятельства учитываются при выяснении степени виновности самого пострадавшего в получении травмы.

Свои пояснения о случившемся ЧП пострадавший может дать и без напоминания со стороны начальства. Например, рабочий неоднократно указывал мастеру на необходимость вызова электромонтера, так как механизм, на котором он работает, имел повреждения в изоляции корпуса. Свои просьбы он оформил письменно. Через некоторое время произошла электротравма из-за неисправного оборудования. Рабочий может самостоятельно написать пояснительную записку, указав номера докладных о неисправной изоляции.

Кроме того, травма может произойти из-за невыполнения кем-либо из работников своих обязанностей. Например, зимой технолог, переходя из здания цеха в заводоуправление, поскользнулся и получил гололедную травму. Первоначально обвинили в случившемся ЧП дворника, который не посыпал дорожки песком. В своей пояснительной записке дворник указал на то, что песчано-солевую смесь ему не выдали из-за ее отсутствия, а, следовательно, и выполнить указание о ее применении он не мог.

Руководство организации может потребовать пояснить действия или бездействие своего сотрудника в любой ситуации, которая привела к негативным последствиям для работодателя или послужила причиной дисциплинарного нарушения. Лучше всего пойти навстречу начальству и пояснить происшедшее. Доказать невиновность работника помогут официальные документы из других организаций, а также своевременно оформленные докладные записки о выявленных недостатках в работе.

С ситуациями, когда приходится в письменном виде предоставлять объяснения по поводу той или иной ошибки, допущенной в рабочем процессе, сталкивается практически каждый работающий человек. Обычно такую пояснительную записку начальство просит предоставить в том случае, когда осуществленное нарушение значительно - т.е. произошло нарушение трудовых или же должностных обязанностей, и необходимо удержать из заработной платы сотрудника дисциплинарное взыскание . И тогда у "нарушителя" возникает вопрос как правильно написать объяснительную по поводу ошибок в работе чтобы не вызвать еще больший гнев вышестоящего руководства.

Порядок составления письменного объяснения

Объяснительная по факту выявленных нарушений должна быть составлена следующим образом:

1. В правом верхнем углу указывается должность того, кому предназначается объяснение.
2. Далее указывается наименование организации.
3. Без сокращений фамилия, имя и отчество того лица, которому предназначается объяснение.
4. Должность работника предоставляющего данную записку и его фамилия, имя и отчество также без каких-либо сокращений.
5. После того как была заполнена шапка, пишется наименование предоставляемого документа, т.е. слово "Объяснительная" пишется посередине строки.
6. Записывается текст пояснительной.
7. Указывается фамилия и инициалы составляющего данный документ сотрудника, а также ставится его подпись и дата составления.

Образец объяснительной записки выглядит следующим образом:

Требовать от сотрудника предоставление объяснительной в письменном виде имеет непосредственно лишь директор, т.е. сам работодатель.

Не имеют права требовать написания вышеуказанного пояснения ни менеджеры, ни руководители отделов и т.д. , хотя могут запугивать этим сотрудников в случае каких-либо нарушений, что недопустимо.
Если факт нарушения со стороны сотрудника действительно был, то лучшим вариантом для него является действительно написать объяснительную. Так как в случае отказа от данной процедуры, такое поведение с его стороны может расцениваться вышестоящим руководством как нарушение дисциплины на работе, что может повлечь за собой более серьезные последствия, вплоть до увольнения по статье.

Читайте также: Отпуск за вредные условия труда ТК РФ

Правила, которые необходимо учесть при составлении записки

Как написать объяснительную правильно, чтобы у начальника не было возможности излишне придраться? До того как приниматься за составление вышеуказанного документа, лучше проконсультироваться с юристом . Если такой возможности нет, то хотя бы побеседовать о сложившейся ситуации с коллегами по работе и внимательно выслушать их советы.

Не стоит лгать, пытаясь оправдать себя на бумаге, если вы действительно в чем-либо виноваты. Так как такое поведение может привести к созданию еще больших проблем. Ведь ложь все равно раскроется, а на сотруднике будет "поставлено клеймо" вруна и обманщика. Такой поворот событий может значительно навредить карьерному росту в дальнейшем. Если ситуация не зависела от вас, но руководство посчитало виновным именно вас, можно в тексте объяснительной добавить такую фразу: "в данном случае мои действия были сориентированы на сложившуюся ситуацию" или "в данной ситуации я действовал в соответствии со сложившимися обстоятельствами". Такое объяснение может помочь выйти из ситуации достойно. Также данная запись может оказаться на руку в случае рассмотрения дела в суде.
Постарайтесь преподносить факты нарушений мягче. Например, не стоит указывать, что опоздали на работу. Слишком уж кажется данный проступок серьезным и за это можно получить не только выговор, но и штраф, который придется оплачивать с заработной платы. Если вместо "опоздал" употребить слово "задержался", начальство может отнестись к данному проступку снисходительнее.

Лучше составлять вышеуказанный документ на компьютере, а затем после сверки распечатать, подписать и предоставить руководству. Это необходимо для того, чтобы сохранить секрет о том, как вы волновались при написании записки. Если документ будет составляться вручную, директором предприятия может быть разоблачено ваше излишнее волнение, которое стопроцентно отобразится на почерке (кривые буквы, неровность при написании текста в строке и т.д.), что тоже может отобразиться на том, как вас накажут - штрафом или лишь выговором.
Как быть, если необходимо составить объяснительную человеку, от которого произошедшая ситуация не зависела и в том что случилось есть вина и других сотрудников? Главное в данном случае не винить остальных во всем произошедшем, таким образом пытаясь оградить себя от наказания. А максимально объективно подойти к ситуации и составить записку как можно объективнее. Грамотно составленная объяснительная записка, образец которой вы видели выше, может поспособствовать тому, что директор лишь сделает вам и тем, кто является виновниками произошедшего лишь выговор. Таким образом, вы не только не подставите коллег и убережете нормальные трудовые отношения в коллективе, но и достойно будете выглядеть в глазах начальства.
Если же предъявленное вам нарушение достаточно серьезно, но вы знаете, что не сделали ничего дурного, и вашей вины в чем-либо произошедшем нет, то можете до последнего отстаивать свою правоту и даже обратиться за восстановлением справедливости в суд.
Объяснительная записка должна быть предоставлена руководству предприятия сотрудником в течение двух рабочих дней.

Записка с объяснениями представляет собой деловое письмо, которое предназначено для внутреннего обращения в каком-либо учреждении. Содержание письма отображает объяснение событий, и, как правило, прошедших негативных обстоятельств. В данном случае будут рассмотрены объяснительные о пропусках занятий.

Как написать объяснение при пропуске занятий?

Записка с объяснениями предназначена для выяснения обстоятельств, произошедших с лицом, являющимся основным героем событий, не исключено, что виновником. Цель пояснительного письма - разобраться в обстоятельствах случившегося для формирования правильного заключения.

Ст. 193 ТК РФ гласит о том, что руководитель обязан потребовать объяснение в письменном виде у учащегося, совершившего дисциплинарный проступок. При этом учащийся имеет право отказаться от предоставления такого документа - это предусмотрено в законе. Однако, при таких обстоятельствах руководство учреждения вправе вынести дисциплинарное наказание провинившемуся студенту. Естественно, для этого должен быть составлен акт об отказе предоставить объяснение в присутствии двух свидетелей.

Шаблон такого документа предусматривает следующие общепринятые правила :

• Записка составляется на листе А4 и объем письма должен быть в пределах 1-2 страниц.
• Письмо пишется на имя руководителя учебного учреждения с отображением его наименования и должности, занимаемой руководителем в данном учреждении. Заполняются этот текст в правом верхнем углу листа в дательном падеже.
• Далее необходимо записать сведения автора написанного документа (Ф.И.О. и должность в родительном падеже)
• Потом заполняется название письма - "Объяснительная записка" и заглавие к тексту ("Относительно...", "О..." и т.д.)
• В некоторых случаях после заглавия письмо регистрируется в приемной с присвоением номера и пишется дата отправки. В других - дата и подпись автора письма пишется в конце записки.
• В основной части письма заполняется текст объяснения случившихся обстоятельств. Здесь описываются произошедшие события, их причины и если автор виноват, то покаяние и обещание, что больше такое не повторится.
• В конце документа ставиться дата, если не проставлена при регистрации, и подпись составителя письма.

Если учащийся учится в колледже и по какой-то причине пропустил занятия, то естественно, классный руководитель группы или дирекция колледжа потребует от студента объяснений. Почему были пропущены занятия?

Не каждый учащийся знает, как писать такие письма. Однако современная молодежь, продвинутая в Интернете, может найти шаблоны (образцы) таких объяснений. Поэтому в данном разделе не будем описывать правила составления таких документов, тем более, что в предыдущем разделе подробно описана структура подобной записки.

Декану факультета механизации с/х Соколову И.И.

от учащегося 15-мех группы Иванова Г.П.

Объяснительная записка

Я, Иванов Генадий Петрович, пропустил 28 ноября учебные занятия (3 парных урока и 1 лабораторную работу), так как, ко мне в общежитие приехала мать из с. Долиновка.

Мать приехала для прохождения в институте функциональной диагностики обследования организма. Она выполняет такое обследование ежегодно. В этот раз она приехала 28 ноября 2019 года. Ей вдруг стало плохо, и я вынужден был вызвать для матери "Скорую помощь".

После обследования матери врачом, ей было предложено провести весь день в покое. Мне пришлось занятия пропустить, чтобы обеспечить наблюдение за ее состоянием. Доктор "Скорой помощи" Сидоров А.В. составил по моей просьбе, заключение о том, что матери требуется наблюдение. Заключение доктора приложено. Прошу Вас считать пропуск занятий по уважительной причине.

29.11.2019 г. Учащийся 15-й группы (подпись) Иванов Г.П.

Статус студента высшего учебного учреждения регламентируется ст. 16 Закона. Девятая часть данной статьи говорит о том, что за невыполнение учащимся правил, установленных Уставом учебного учреждения и правил его внутреннего расписания, к нему могут применяться дисциплинарные наказания. Согласно Закону наказание может применяться после написания студентом письменного объяснения. При этом, привлечение к дисциплинарному взысканию возможно на основании объяснительной только к тому учащемуся, который совершил проступок. В случае коллективного нарушения распорядка в ВУЗе, объяснение берется с каждого учащегося. По одному пояснению наказывать всех провинившихся студентов нельзя.

Как уже отмечалось - письменное объяснение фактически считается документом, описывающим непосредственному руководству обстоятельства невыполнения домашних заданий, лабораторных работ, нарушения посещений занятий в институте и т. д. Так же такие письма могут применяться в качестве сопроводительных приложений к основному документу, к примеру, к плану или к отчету. В данном варианте записка обеспечивает пояснение содержания некоторых положений главного документа. Такая записка заполняется на фирменном бланке учреждения.

Объяснительные записки, отражающие происшествия, ситуацию, как правило, заполняются на листе бумаги А4 для предоставления руководству. Правила заполнения таких записок в институте ничем не отличаются от других пояснений в других отраслях народного хозяйства. Здесь структура документа такая же, как описанная в первом разделе данной статьи.

По своей структуре документ включает две части:

• Фактический раздел, в котором отображаются факты, послужившие для написания записки.
• Причины, поясняющие созданное положение или факт проступка.

Любой работник хоть раз в жизни попадал в ситуацию опоздания на рабочее место, невозможности выхода на службу или исполнения должностных обязанностей качественно и в срок. Любое из таких нарушений может произойти по причинам как уважительным, так и неуважительным. Какими их посчитает начальник, зависит от того, как сумеет объяснить произошедшее провинившийся сотрудник.

Если предстоит писать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

По поводу возникшей ситуации ему предстоит высказаться в письменном виде, а именно составить документ, именуемый объяснительной запиской. Данная бумага носит пояснительный либо оправдательный характер.

Следует понимать, что объяснительная записка начальнику относится к числу официальных документов и оформление ее производится по определённым правилам. Содержание ее - информация, служащая объяснением причин допущенного проступка или нарушения. Назначение - предоставить возможность работнику продемонстрировать свой взгляд на возникшую проблему (ситуацию), изложить суть дела своими словами и оправдаться (по возможности) в глазах руководства.

В правильном оформлении объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей, как и любого официального документа, заинтересован тот, кто ее составляет, а именно допустивший нарушение работник. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в его изложении, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.

Как это сделать?

Очень важно попытаться донести до начальства причины случившегося. Ведь порой вины работника в недоразумении нет или же она минимальна. Если же, рассмотрев все обстоятельства дела, руководство всё же признает подчинённого виновным, к нему возможно применение дисциплинарных мер - вплоть до увольнения за невыполнение должностных обязанностей. Поэтому отношение к оформлению записки должно быть серьезным.

В определённых предусмотренных законодательством случаях составление ее обязательно. В других - объяснить ситуацию работнику предлагается по собственной инициативе. Часто при этом можно услышать вопрос: обязан ли провинившийся предоставлять объяснительную записку?

Следует знать, что данное действие относится к его правам, а не к обязанностям. Что это значит? Дело в том, что самого понятия объяснительной записки как такового в законодательстве нет. Формулировка действующего ТК РФ гласит о "затребовании объяснений в письменном виде". Предоставлять их работник обязан в случаях нарушений дисциплины труда, неисполнении собственных обязанностей или совершения неправомерного поступка. При этом устная форма объяснения не принимается.

О сути документа

Объяснительная записка оформляется не только в случае дисциплинарных нарушений, но и в других ситуациях. К числу последних можно отнести любое действие, в котором требуется оправдаться. Например - причинение ущерба рабочему имуществу.

В связи с этим важно уяснить себе суть упомянутого документа. Она заключается в письменном изложении произошедшего случая. Объяснительная записка не содержит каких-либо заявлений или просьбы разобраться в ситуации спора. В этом главное отличие ее от служебных документов другого вида, например, заявления либо докладной о невыполнении должностных обязанностей.

Таким образом, в написании и предоставлении ее начальству заинтересован сам провинившийся, так как данный документ дает ему шанс письменно донести до руководства собственную точку зрения на ситуацию. В то же время принудить его к обязательному написанию такой записки никто не вправе. В случае нажима он может подать жалобу в надзорную инстанцию.

Поговорим о правовой базе

Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.

Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.

Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным. В случае отказа от или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.

Форма объяснительной записки

Данная бумага относится к одной из специфических форм деловых документов. Соответственно, все правила оформления подобных актов при ее написании должны быть соблюдены. Писать следует на листе формата А4. В шапке документа приводится должность получателя (чаще всего это руководитель фирмы) вместе с данными самого работника, его должностью, структурным подразделением. Затем в обязательном порядке идет название документа и сам текст.

Утвержденной формы объяснительной записки не существует. То есть единых требований к ее заполнению законом в законодательстве не содержится. Но мы все же приводим для наших читателей один из в качестве общего ориентира.

Стиль изложения, используемый работником, должен быть деловым. При написании важно соблюдать стилистические и грамматические правила языка. Допускается присутствие технических терминов и профессионального сленга, но использовать не следует. Никакой двусмысленности данный документ содержать не должен, поэтому текст обязан быть написан логическим и чётко выверенным стилем. Изложение случившегося происходит всегда от первого лица, корректным языком, грамотно, без стилистических и орфографических ошибок.

Что важно упомянуть

Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.

Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.

Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки. Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью. Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.

Кто и когда может потребовать объяснительную

Потребовать отчета работника в случае невыполнения им собственных трудовых функций имеет право тот, кто непосредственно отвечает за результат выполнения данного производственного задания. Но право требовать написания объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей принадлежит лишь руководителю предприятия либо непосредственному начальнику.

Выше уже упоминалось, что объяснительные записки в обязательном порядке пишутся в случаях дисциплинарных проступков либо причинения материального ущерба фирме. Следует теперь уточнить, что конкретного предприятия могут быть закреплены и иные ситуации, в которых работодатель имеет право потребовать письменных объяснений. В этом случае объяснение может быть получено на основании так называемого требования работодателя.

Документ, именующийся требованием, оформляется на специальном бланке и подлежит регистрации в отдельном журнале, как любая Его предоставляют сотруднику под подпись с указанием даты передачи. Данное число позволяет ориентироваться в соблюдении законности при составлении объяснительной.

В случае возможных судебных разбирательств оформленное надлежащим образом требование послужит свидетельством того, что работодатель вёл процедуру расследования причин случившегося и принимал решение о мерах взыскания с соблюдением всех норм закона. Если работник не только отказывается писать объяснительную, но и получать на руки требование, необходимо составить об этом акт.

Психологические нюансы

Следует иметь в виду, что невыполнение задания может быть обусловлено совершенно разными обстоятельствами. Порой это случается безотносительно к поведению работника. Если он не чувствует за собой никакой вины, это требуется в убедительной форме обосновать, сопроводив серьезными доказательствами.

Крайне не рекомендуется пытаться при написании объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей перекладывать вину либо ответственность на других лиц, в частности, на того же руководителя. Маловероятно, что данная линия поведения найдет понимание у начальства.

Например, вы допустили ошибку по невнимательности - в связи с плохим самочувствием. Можно написать, что причиной проступка явилось переутомление, но не стоит подчеркивать, что исходным фактором послужило долгое отсутствие отпуска по вине того же самого начальника.

Что еще должно быть в тексте

Стандартное окончание объяснительной - признание осознания последствий поступка и обещание приложить все возможные усилия для исправления ситуации, а также заверение в недопустимости аналогичных ошибок впредь.

От промахов в трудовой деятельности не застрахован никто из сотрудников - от новичков до опытных работников. Ошибки являются следствиями самых разных причин, которые могут быть как объективными, так и субъективными. Каждая из них должна быть подробно обрисована в тексте объяснительной, все обстоятельства и предпосылки случившегося - описаны достаточно подробно.

Не стоит обвинять в случившемся коллег, но в случае отсутствия вины выдумывать ее искусственно также не рекомендуется. Обстоятельства, изложенные в документе, должны соответствовать реальным.

Другие поводы к написанию объяснительных

Если объяснительная пишется за такой вид проступка, как опоздание, то следует понимать, что данное событие относится к дисциплинарным нарушениям и причины его совершения должны быть объяснены. Если обстоятельства дела будут признаны руководством уважительными, наказания можно будет избежать. В противном случае опоздавшего ждёт применение дисциплинарных мер воздействия.

Объяснительная по такому случаю относится к кадровым документам. Она должна быть передана непосредственно руководителю либо в отдел по работе с персоналом (отдел кадров). Если речь идёт о прогуле, под которым законодательством понимается отсутствие на рабочем месте всю смену или подряд 4 часа в течение одного дня (смены), то можно предполагать расторжение трудового соглашения.

Именно потому в данном случае работник особенно заинтересован в предоставлении приемлемого объяснения своих действий. Уважительными могут быть признаны подтвержденные документально следующие причины: болезнь самого сотрудника или его близких, авария, смерть кого-то из членов семьи, несчастный случай либо стихийное бедствие. Причём любую из этих причин следует подтвердить документально.

Можно ли не писать записку и чем это грозит?

Как уже было упомянуто, обязательным данное действие не является. В написании ее в первую очередь заинтересован сам работник в целях положительного решения разрешения ситуации. Статьи 193-я и 246-я Трудового кодекса предлагают отказ от предоставления объяснительной зафиксировать при помощи специального акта. Но шансы избежать наказания при этом, естественно, значительно уменьшаются. Других конкретных последствий отказ от написания не несет.

Лишая себя возможности высказать личное мнение и предоставить свое видение ситуации, чаще всего вы не добьетесь смягчения дисциплинарного взыскания (например, отмены выговора за невыполнение должностных обязанностей). Ведь любому руководителю подобный отказ покажется нежеланием признавать собственную вину или ошибку, особенно в тех случаях, когда она очевидна.

Материал из архива журнала Uleyrus. Цены, нормы и модели техники меняются: перед покупкой и работами сверяйтесь с инструкцией производителя и официальными источниками. Нашли ошибку - напишите на admin@uleyrus.cc.